Qu’est-ce-que la GED ?
Elle permet d’organiser et de gérer ses documents électroniques afin d’optimiser le travail. C’est un outil qui s’adresse à toutes les entreprises quelle que soit leur taille.
La GED favorise le travail collaboratif en permettant un accès simultané facilité aux données depuis son ordinateur. Elle offre un mode de travail plus efficace, organisé et rigoureux.
Avantages de la GED
La GED permet de mieux d’avoir une meilleure organisation stratégique ainsi qu’une optimisation du temps de travail :
Accès à l’information en temps réel, de façon simple et rapide,
Réduction importante des documents papiers grâce à la numérisation,
Perte de documents moins probable du fait de remplacer le support papier par le support numérique,
Visualisation d’un document en simultanée,
Recherche de documents plus simple et rapide grâce à une classification étudiée,
Démarche inscrite dans les normes ISO,
Réduction des coûts dus à l’impression, au stockage, …
Historique de conservation de différentes versions d’un document.
Inconvénients de la GED
La GED est une richesse pour le bon fonctionnement de l’entreprise, même si elle nécessite :
Un accompagnement des salariés à ce nouveau fonctionnement.
Un changement des méthodes de travail,
Un parfait fonctionnement des outils informatiques.
Pourquoi recourir à une gestion électronique des documents ?
Pour toute entreprise, le plus important est la pérennité de son activité dans le temps et l’espace. Il est important pour elle de se fixer des objectifs stratégiques et opérationnels et de mener à bien ses projets.
Pour cela, elle a besoin de ressources comme : les ressources humaines, les ressources financières, les ressources matérielles et les ressources immatérielles dont la GED qui permet :
Garantir l’efficacité de l’entreprise :
Ce n’est plus la peine de s’inquiéter de la quantité massive de documents puisqu’elle se présente maintenant sous forme numérique. De ce fait, le flux de documents n’est plus un frein car la GED révèle être un outil fonctionnel, organisé et structuré.
Atteindre efficacement les objectifs fixés :
Rappelons que l’objectif premier de toute entreprise est de satisfaire en temps réel le client, répondre à ses besoins et ses attentes et le fidéliser sur le long terme.
Gérer ses ressources financières :
Pour rester une entreprise performante, chaque tâche de la structure doit être programmée et orchestrée de façon réfléchie et stratégique. Les entreprises qui dématérialisent au maximum leurs outils, sont les entreprises à haut potentiel concurrentiel en termes d’organisation interne.